一、物流中心信息系統規劃原則

在了解物流信息系統的特性與系統規劃思考方式與邏輯后.將談到物流信息系統的規劃與開發時應注意思考的原則。在物流信息系統規劃時，應注意的原則如下:

1.確立信息系統的策略目標

物流中心的經營、流通的效率是競爭的重點，包含庫存的周轉率、送貨的即時與準確度等，而這些目標的達成，都要靠信息系統。而信息系統的開發到上線并非一朝一夕之功，所以在規劃物流信息系統之初，就要充分了解企業的策略目標—在未來的5年、10年中，企業希望創造的競爭優勢，確定出其中有哪些部分是要靠信息系統來完成的。另外一方面要掌握最新信息科技，就是是否能利用新的信息科技創造出新的競爭優勢。這一點非常重要，因為信息科技具有高度的排他性及替代性。例如，客戶使用某一系統后，除非其他系統能提供顯著的差異，否則客戶通常不會變更習慣，如花旗銀行提供信用卡全球提款功能，其他銀行信用卡如果不能同步配合，就會造成客戶流失.而客戶流失后就不易再爭取回來。信息科技的替代性是立即的、完全的，如個人計算機的桌面排版軟件將中、英文打字機完全取代，未來中文語音輸入成熟后，也將使大多數勤練中文輸人法的人，一夜之間無用武之地。

目前，我國的物流業開展了激烈的通路戰爭，以往由生產廠商為主導的營銷時代，轉為由通路主導的營銷時代。除非是非常熱門的產品，否則生產廠商或代理商通常都要付出不少推廣營銷費用，才能讓其產品與消費者見面。而沒有掌握通路的代理商，其代理權很容易被取代。連鎖店、量販店及未來的購物中心，已將原來的零售店與生產者的利潤剝奪殆盡，街頭上急速減少的零售店與急速增加的連鎖店，就是最明顯的結果。

2.明確公司業務目標

明確公司業務目標就是決定公司想要從事業務的范圍。未來不可能再有公司從事全方位的競爭，即使是同一業態，也會有所區別，在物流業有如冷凍業、干貨、一般食品、生鮮類等的選擇。另有營業對象的區別，如按照地理區域分東、西、南、北、中地區，或僅對自己的關系企業送貨，或接受一般零星訂單等。由營業對象、范圍等因素可以決定信息系統所要處理信息的范圍，如線路的大小、商品項目的多寡、每日預估交易量等，可大致推算出來，這樣后續各項信息系統的設計與評估，才能依序進行。

3.構造新的組織與管理方式

以流程及企業改造的角度來看，規劃信息系統的同時，必定要考慮信息系統對組織結構產生的沖擊。換句話說，未來的信息系統，是在新的策略觀念、新的環境下運作，它該如何與管理方式配合才能充分發揮競爭優勢。以往的組織系統由上而下指揮，員工除了例行的工作外，通常都在等待老板的指令，但在邁克爾•哈默在《企業再造》這本書中清楚地指出未來的公司必須建立起“思考文化”，就是站在第一線與顧客接觸的員工，在工作的環境中，不僅有權做出決定，而且有足夠的訓練與信息，來做正確的決策。在新一代的信息系統中，信息不再是由下而上地收集提供給管理者，而是橫向向第一線員工，輸送至最需要的地方，立即作決策，以滿足客戶即時的需求。如果缺少信息科技，任何新的作業模式、新的流程或是向下授權員工作決策，都不可能成功。由此可見.未來的信息系統與組織架構及管理方式間緊密的關系;換句話說，未來流程與組織的設計，要視信息科技進步的程度而定，而新的組織與管理方式，其所需要的信息如績效評估等，又決定了當時信息系統的設計或修改需求。

4.整體考慮流程

有了策略目標、營業范圍與新的管理架構等原則與目標后，可以開始思考流程的運作，信息系統的規劃人應靜下心來，利用想象力，仔細思考每一個流程的完整性及可改造性。完整性考慮就是找出每一個流程運作的每一環節，是否有銜接不順或信息不暢通的地方;而可改造性考慮的是，是否有其他更短、更有效的流程，可以縮短時間，節省開支或提升服務水準，至于如何去除分工時代的種種弊病，更是考慮的重點。

以往以功能分工的組織，每個員工只做分內的事。沒有人去思考整個制度及系統的運作情形，信息系統的規劃及分析人員，，訪問了整個組織后，往往會發現系統中有許多盲點與灰色地帶，使得信息流程圖畫不出來，為了使信息流能連接起來，必須花非常多的時間去協調各單位互相配合。新一代的信息系統規劃，摒棄過去由使用者提出需求再整合分析設計系統的方式，逐漸修正為信息系統的規劃書配合策略目標來主導流程的設計，通過這種方式，對系統的整體性有很大的改善。

具備上述四個思考原則與方法后，在進行實際系統開發前，要先解決過渡性的問題，即考慮由前瞻性思考方式所產生出來的系統與現行作業的差距，再思考如何規劃一個過渡的計劃，使組織的調整與新系統的開發及人員的再訓練能密切配合，平穩地轉變，逐漸發揮新系統的效能。

二、物流信息系統的開發

根據前面所講的原則物流信息管理系統開發步驟如下;

(1)收集各項現有的法規、守則，策略性地考慮系統整體構架，先做詳細流程規劃，并從高層管理人員的經營理念、理論、實務上說明這樣規劃的原因?？赡苓@樣的規劃與現狀和使用者的觀點有所差異，但這樣的說明至少提供了溝通的基礎。如果系統規劃人員的規劃與想法連自己都不能說服，想要讓使用者接受，那是很難實現的。

(2)根據規劃的流程，分析資料的輸人與輸出是否能滿足使用與管理績效評估的要求。這包括資料輸人點的確定、輸人資料內容的設定、管控點的安排、資料愉出內容的設定等，還要考慮資料輸入與輸出的時間差的問題。

(3)分析新系統的信息需求與現狀的差異。調查資料收集是否有困難，是否有新增的資料內容，調查增加新資料的原因、用途、目的。

(4)與使用者溝通。有了前述完整的準備，才能與使用者溝通，先說明系統這樣規劃的來龍去脈，讓使用者了解未來而不是現在所面臨的挑戰。說明這樣的構想與解決辦法在實務上的可行性如何?有哪些不妥的地方?理由是什么?這樣溝通的目的一方面要借鑒使用者在實務上的經驗，讓其有參與感，另一方面希望在系統開始進行前，讓每一個人都知道公司要做什么，明確自己在整個系統中的定位。在反復的溝通中，會使每個人的看法與系統目標逐漸接近而產生共識，對未來系統效能的發揮會有一定幫助。

(5)利用先進的工具，盡快做出系統雛形，使使用者看到實際的系統，再提出改進的意見。

自1993年邁克爾，哈默(Michael Hammer)出版了《企業再造》( reengineering the corpoation )一書后，企業界興起了一片改造之風，主要是因為多年來功能式的組織結構沒有發揮專業分工應有的效益，反而延滯了組織的效率，其間的灰色地帶、本位主義，給客戶造成了無所適從的感覺。而邁克爾•哈默主張企業以流程的角度來看組織的功能，以重新設計組織流程來提升效率，以改善組織的反應時間，提高客戶的滿意度。

流通業本身并不生產任何東西，僅是處理商品由生產者到消費者中間這一段通路，所以流程的長短、效率的重要性不言而喻。在前面，介紹了物流、資金流及信息流，物流中心的運作情形，其實正是以流程的觀念來看物流中心的營運，我們只要盯住某一個實體，觀察它在整個移動過程中所受的處理，就可找出實際的流程現狀及流程過程中的問題。

以某一商品為例，可以觀察到該商品從生產者處運出，到人庫、揀貨、出庫、配送到消費者手中的全過程所花的成本及時間，這樣就可找出目前功能式組織管理方法的缺點。了解了物流與資金流之后，再觀察配合此物流及資金流的相關信息的處理和報單，就很容易找出目前信息流不順暢的地方。從這里可以看出建立信息系統主要的目的在于有效地處理信息流，最終的目的是維持物流及資金流及暢通。所以，在物流中心信息系統的規劃中，一定要從流程的角度來看所有的工作。

不幸的是截至目前為止.絕大多數企業仍是金字塔形、功能式的組織，而信息化的進行，總是在某些有較急迫需求的部門開始的，并非從整體的流程來考慮，其間產生了許多問題與困難。尤其是在各部門都有信息系統，想要整合，更是困難重重。所以，在信息系統規劃時，就要考慮如何以流程的觀念來克服現有的功能式組織帶來的困難，尤其是在流程跨越各個不同部門時，應注意其連貫性，不能有任何不連接或含糊的地方，這樣才能保證將來系統的正常運行。

目前，許多的物流中心組織結構的基礎是以功能劃分出來的各個部門，各自掌管各自的事務。在一線作業部分，也是將物流作業劃分由許多部門來管理，從訂單、報關、到貨、入出庫、加工、接單、揀貨到派車，各分散的部門物流動線切割分段。而所謂的上一層管理，也僅是將下階層的幾個單位合并成一個大單位，由一位經理人負責。有的公司直接以功能來切割利潤中心，高層主管負責制定政策、原則和績效的評估。在這種組織結構下，如果大家分工清楚，合作一致，不應該會有太大的問題，但運作一段時間之后，由于部門間的工作不是那么容易將每件事情劃分得很清楚，自然而然產生許多灰色地帶，各部門相互推托。使整個流程不順暢，怨聲四起，組織效率日漸低落。

如果從資金流與信息流的角度來看，工作劃分的方式卻截然不同。在資金流方面，最基本的為會計系統，記載所有與交易有關的賬.通常分為普通會計與成本會計兩大項。有了基本材料后，就可以針對各項開支進行績效評估，從而可以開展計價管理、應收賬款管理及利潤中心管理。由于所有的資金出人都需記賬，所以資金方面，會計有完整的記載，不會有爭議，其他部門僅提供各項憑單，或協助收賬，責任明確。高層主管通常需要的是管理會計或財務管理的分析資料，如資金流量分析、投資報酬分析、財務結構分析等，這些一般都由財務部門掌管，沒有爭議。在信息流方面，卻呈現出不同的看法與做法，因為信息流其實是支援資金流與物流的基礎，其間的關系非常復雜，牽涉到不同部門與人員，有不同的做法與認知。

信息流的機構與工作一般可分為三類，第一類是作業性的工作，包含資料處理、系統開發、維修等;第二類是有關系統的整體性工作，包括網絡管理、系統安全維護、主從式架構規劃及未來EDI的連線作業設計;第三類是決策性工作，即信息系統支援管理決策的部分，包括數據庫建立及管理、專家系統的開發、效益分析、策略性信息系統的規劃等。從作業性到決策性，所有的作業項目，都需考慮物流、資金流的整體需求，信息流的是以直向來區分，如果將物流、資金流及信息流三面結合成一個金字塔，就可以形成物流業整體的運作。在大多數的情況下，我們只注意到物流按照功能來區分的那一面，因此即使在推動信息系統的開發或維護時，依然根據功能組織來區分，由不同的信息人員來支持不同的部門，缺乏整體流程的考慮，埋下未來整合不利的種子。

現在我們已很清楚地看到信息流和物流在方向上是不同的。有了這樣的觀念與架構后，在信息系統的規劃、執行單位的協調與相互配合時，就比較容易進行了。